Dịch vụ kế toán du lịch tại Huế giúp doanh nghiệp tách rõ doanh thu và chi phí theo từng tour hoặc từng nhóm dịch vụ. Cách quản lý này giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh chính xác hơn.
Kế toán du lịch tại Huế phải theo dõi doanh thu theo từng sản phẩm
Doanh nghiệp du lịch thường không chỉ bán một loại dịch vụ mà có thể đồng thời tổ chức tour, bán combo, đặt phòng, đặt vé và thực hiện nhiều dịch vụ trung gian khác. Vì vậy, kế toán du lịch tại Huế nên phân loại doanh thu ngay từ thời điểm ghi nhận để biết từng nhóm sản phẩm đang tạo ra bao nhiêu doanh số và lợi nhuận.
Nếu toàn bộ doanh thu được đưa chung vào một nhóm, doanh nghiệp rất khó xác định tour nào có hiệu quả, dịch vụ nào có biên lợi nhuận thấp hoặc khoản thu nào thực chất chỉ là khoản thu hộ. Việc phân loại đúng ngay từ đầu cũng giúp quá trình đối chiếu hóa đơn, công nợ và báo cáo quản trị thuận lợi hơn.
Tour nội địa
Tour nội địa có thể được tổ chức theo lịch cố định hoặc theo yêu cầu của khách đoàn. Kế toán nên mở mã cho từng loại tour, từng ngày khởi hành hoặc từng đoàn để tập hợp doanh thu riêng.
Các thông tin cần theo dõi gồm:
Số lượng khách tham gia;
Đơn giá tour;
Tổng giá trị hợp đồng hoặc booking;
Khoản khách đã đặt cọc;
Khoản còn phải thu;
Các dịch vụ phát sinh ngoài chương trình;
Khoản giảm giá hoặc hoàn tiền nếu có.
Tại Huế, nhiều tour còn kết hợp tham quan nội thành với các điểm thuộc khu vực miền Trung. Do đó, nếu một chương trình sử dụng nhiều nhà cung cấp khác nhau, doanh thu và chi phí càng cần được gắn với đúng mã tour để tính hiệu quả chính xác.
Tour khách quốc tế
Tour phục vụ khách quốc tế thường có giá trị lớn hơn và có thể phát sinh thêm nhiều nghiệp vụ như thanh toán từ đối tác nước ngoài, đại lý gửi khách, hướng dẫn viên ngoại ngữ hoặc dịch vụ được báo giá theo ngoại tệ.
Kế toán cần theo dõi riêng:
Đối tác gửi khách;
Quốc tịch hoặc thị trường khách;
Giá bán tour;
Số tiền đã nhận;
Khoản phải thu từ đối tác;
Các chi phí riêng của đoàn;
Khoản hoa hồng hoặc phí đại lý.
Việc mở sổ theo từng đoàn giúp doanh nghiệp tránh tình trạng doanh thu đã ghi nhận nhưng chưa xác định được khách hàng nào còn nợ hoặc chi phí phát sinh thuộc đoàn nào.
Combo du lịch
Combo thường bao gồm hai hoặc nhiều dịch vụ như phòng khách sạn, vé xe, vé máy bay, đưa đón hoặc vé tham quan.
Kế toán cần xác định rõ cấu thành của combo để theo dõi:
Giá mua từng dịch vụ;
Tổng giá vốn của combo;
Giá bán cho khách;
Khoản chiết khấu;
Phần lợi nhuận thực tế.
Nếu doanh nghiệp bán nhiều loại combo, nên xây dựng mã sản phẩm riêng để so sánh doanh thu và biên lợi nhuận giữa các chương trình.
Dịch vụ đặt hộ
Dịch vụ đặt hộ có thể bao gồm đặt vé, đặt phòng, thuê xe hoặc các dịch vụ du lịch khác theo yêu cầu của khách.
Điểm cần lưu ý là kế toán phải phân biệt giữa doanh thu thực tế của doanh nghiệp và khoản tiền thu hộ để thanh toán cho nhà cung cấp.
Ví dụ, khách chuyển một khoản tiền bao gồm giá phòng và phí đặt dịch vụ. Doanh nghiệp cần xác định rõ phần nào là khoản thanh toán cho khách sạn và phần nào là doanh thu hoặc hoa hồng doanh nghiệp thực sự được hưởng.
Kế toán doanh thu tour theo từng đoàn khách
Theo dõi doanh thu theo từng đoàn là một trong những cách quản trị hiệu quả đối với doanh nghiệp lữ hành. Mỗi đoàn nên được xem như một mã công việc riêng, từ lúc khách đặt cọc cho đến khi tour kết thúc và hoàn thành việc thu tiền.
Kế toán có thể lập bảng theo dõi gồm mã tour, tên khách hàng, ngày khởi hành, giá trị tour, số đã thu, số còn phải thu và tình trạng quyết toán.
Tiền khách đặt cọc
Khách thường đặt cọc trước để doanh nghiệp giữ chỗ và triển khai các dịch vụ cần thiết như khách sạn, xe hoặc vé.
Kế toán cần ghi rõ:
Ngày nhận tiền;
Người hoặc đơn vị chuyển tiền;
Tour tương ứng;
Số tiền đặt cọc;
Phương thức thanh toán;
Chứng từ liên quan.
Khoản tiền này cần được quản lý riêng với doanh thu đã hoàn thành để tránh làm sai lệch báo cáo doanh thu theo kỳ.
Tiền thanh toán đợt hai
Sau khoản đặt cọc, khách có thể thanh toán phần còn lại trước ngày khởi hành hoặc theo tiến độ đã thỏa thuận.
Kế toán cần đối chiếu mỗi khoản thu với hợp đồng hoặc booking để xác định chính xác số tiền còn phải thu.
Đối với khách đoàn hoặc doanh nghiệp đặt tour, việc chia thành nhiều đợt thanh toán càng cần có bảng đối chiếu công nợ chi tiết.
Khoản thu bổ sung
Trong quá trình thực hiện tour có thể phát sinh các dịch vụ ngoài chương trình như:
Thêm bữa ăn;
Thêm phòng;
Thêm khách;
Thay đổi phương tiện;
Mua thêm vé tham quan;
Kéo dài chương trình.
Mỗi khoản thu bổ sung nên được xác nhận với khách và gắn vào đúng tour để tránh bỏ sót doanh thu.
Khoản hoàn trả
Tour có thể phát sinh hoàn tiền khi khách hủy dịch vụ, giảm số lượng người hoặc một hạng mục trong chương trình không được sử dụng.
Kế toán cần lưu lại căn cứ hoàn trả như:
Xác nhận hủy dịch vụ;
Biên bản hoặc email thỏa thuận;
Chứng từ chuyển tiền;
Bảng tính số tiền được hoàn.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giải thích rõ tại sao giá trị thu thực tế thấp hơn giá trị booking ban đầu.
Quản lý chi phí một chương trình du lịch tại Huế
Chi phí tour nên được tập hợp theo từng chương trình hoặc từng đoàn thay vì chỉ ghi nhận theo từng nhà cung cấp.
Sau khi tour kết thúc, kế toán có thể tổng hợp toàn bộ chi phí để xác định giá vốn và lợi nhuận của chương trình.
Xe vận chuyển
Chi phí xe có thể bao gồm:
Xe đưa đón sân bay;
Xe phục vụ toàn hành trình;
Xe trung chuyển;
Phí cầu đường;
Phí bãi đỗ;
Phí phát sinh thêm giờ hoặc thêm kilomet.
Kế toán nên lưu báo giá, hợp đồng thuê xe, xác nhận sử dụng dịch vụ và chứng từ thanh toán để đối chiếu.
Khách sạn
Chi phí khách sạn thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong giá vốn tour.
Kế toán nên quản lý:
Tên khách sạn;
Số lượng phòng;
Số đêm;
Đơn giá;
Số khách;
Dịch vụ đi kèm;
Tiền đặt cọc;
Số còn phải thanh toán.
Khi đoàn thay đổi số lượng phòng, kế toán cần cập nhật ngay để tránh số liệu giữa điều hành tour và công nợ khách sạn không thống nhất.
Vé tham quan
Một chương trình tại Huế có thể phát sinh nhiều loại vé cho các điểm tham quan khác nhau.
Kế toán cần thu thập chứng từ và lập bảng tổng hợp theo:
Điểm tham quan;
Số lượng khách;
Đơn giá;
Tổng tiền;
Người thanh toán;
Hình thức thanh toán.
Nếu hướng dẫn viên hoặc điều hành mua vé bằng tiền tạm ứng, khoản này phải được đưa vào hồ sơ hoàn ứng sau tour.
Ăn uống
Chi phí ăn uống thường được tính theo suất hoặc theo bàn và có thể thay đổi theo số lượng khách thực tế.
Kế toán nên đối chiếu:
Số lượng suất ăn đặt trước;
Số lượng thực tế;
Đơn giá;
Đồ uống phát sinh;
Các dịch vụ bổ sung.
Việc kiểm soát chặt nhóm chi phí này giúp hạn chế tình trạng chi phí thực tế vượt mức dự toán ban đầu.
Theo dõi chi phí hướng dẫn viên theo từng tour
Hướng dẫn viên thường trực tiếp xử lý nhiều khoản chi trong quá trình thực hiện chương trình. Vì vậy, ngoài tiền công, kế toán còn phải kiểm soát phụ cấp, tạm ứng và các chi phí phát sinh liên quan.
Tiền công
Tiền công hướng dẫn viên có thể tính theo:
Ngày;
Chương trình;
Số lượng khách;
Loại tour;
Ngôn ngữ sử dụng.
Doanh nghiệp nên có bảng xác nhận số ngày làm việc hoặc chương trình đã thực hiện làm căn cứ thanh toán.
Phụ cấp
Một số tour có thể phát sinh phụ cấp như:
Phụ cấp ăn;
Phụ cấp lưu trú;
Phụ cấp tour dài ngày;
Phụ cấp khách quốc tế;
Phụ cấp ngoài giờ.
Mỗi khoản cần được quy định rõ để bộ phận điều hành và kế toán áp dụng thống nhất.
Chi phí đi lại
Hướng dẫn viên có thể tự thanh toán một số khoản như taxi, vé xe, phí gửi xe hoặc chi phí di chuyển phục vụ đoàn.
Các khoản này nên được tổng hợp theo đúng mã tour và kèm chứng từ phù hợp để thuận tiện cho việc quyết toán.
Tạm ứng và hoàn ứng
Nếu hướng dẫn viên nhận tiền trước khi khởi hành, kế toán phải lập bảng theo dõi tạm ứng.
Sau khi tour hoàn thành cần xác định:
Tạm ứng ban đầu
– Chi phí thực tế hợp lệ
= Số phải hoàn lại hoặc số doanh nghiệp phải thanh toán thêm.
Việc quyết toán sớm giúp doanh nghiệp tránh tồn đọng nhiều khoản tạm ứng qua nhiều chương trình.
Kế toán tiền tạm ứng cho điều hành tour
Tạm ứng là nghiệp vụ xuất hiện thường xuyên trong doanh nghiệp du lịch vì nhiều dịch vụ cần thanh toán trước hoặc phát sinh trực tiếp trong quá trình thực hiện tour.
Nếu không có quy trình rõ ràng, tài khoản tạm ứng có thể tồn số dư lớn và rất khó xác định khoản nào thuộc chương trình nào.
Tạm ứng trước chuyến đi
Trước mỗi tour, điều hành có thể lập bảng dự kiến chi phí gồm:
Xe;
Khách sạn;
Nhà hàng;
Vé;
Hướng dẫn viên;
Chi phí dự phòng.
Căn cứ vào dự toán được phê duyệt, kế toán thực hiện tạm ứng và ghi rõ mã chương trình.
Thu thập chứng từ
Người nhận tạm ứng cần thu thập chứng từ trong suốt quá trình thực hiện tour.
Chứng từ nên được phân nhóm theo từng khoản chi để khi bàn giao cho kế toán có thể kiểm tra nhanh chóng.
Đối với những khoản thiếu chứng từ, cần được ghi chú riêng để tiếp tục bổ sung hoặc xử lý theo quy định nội bộ của doanh nghiệp.
Hoàn ứng sau tour
Sau khi đoàn kết thúc, kế toán nên thực hiện quyết toán tạm ứng trong thời gian phù hợp thay vì để kéo dài sang nhiều kỳ.
Hồ sơ hoàn ứng có thể bao gồm:
Bảng kê chi phí;
Hóa đơn;
Phiếu thu;
Chứng từ thanh toán;
Xác nhận dịch vụ;
Bảng quyết toán tour.
Xử lý khoản chênh lệch
Nếu số tiền đã ứng lớn hơn chi phí thực tế, người nhận ứng cần hoàn trả phần thừa.
Ngược lại, nếu chi thực tế lớn hơn tiền ứng, kế toán xác định số tiền doanh nghiệp phải thanh toán bổ sung.
Khoản chênh lệch phải được giải quyết dứt điểm để số dư tạm ứng phản ánh đúng tình trạng thực tế.
Kiểm soát công nợ khách hàng du lịch
Doanh nghiệp du lịch có thể vừa thu tiền trước vừa cho khách thanh toán sau. Vì vậy, công nợ phải thu cần được theo dõi theo từng khách hàng, từng hợp đồng và từng tour.
Khách lẻ
Khách lẻ thường thanh toán nhanh nhưng số lượng giao dịch lớn.
Kế toán cần đảm bảo mỗi booking đã được ghi nhận đủ số tiền, đặc biệt với những khách chia thành nhiều lần thanh toán.
Khách đoàn
Khách đoàn thường đặt cọc trước và thanh toán phần còn lại sau khi chốt số lượng khách.
Kế toán cần cập nhật:
Số khách ban đầu;
Số khách thực tế;
Giá trị điều chỉnh;
Tiền đã thu;
Số còn phải thu.
Doanh nghiệp đặt tour
Khách hàng doanh nghiệp thường có hợp đồng và thời hạn thanh toán sau khi hoàn tất chương trình.
Kế toán nên lập bảng tuổi nợ để nhận biết:
Công nợ chưa đến hạn;
Công nợ đến hạn;
Công nợ quá hạn;
Khoản đang chờ đối chiếu.
Đại lý gửi khách
Đối với đại lý hoặc đơn vị gửi khách, công nợ có thể phát sinh liên tục qua nhiều đoàn.
Doanh nghiệp nên đối chiếu định kỳ theo từng booking và tránh chỉ theo dõi một số dư tổng, vì rất khó xác định sau này khoản nào chưa được thanh toán.
Theo dõi công nợ nhà cung cấp dịch vụ tại Huế
Một doanh nghiệp lữ hành có thể làm việc đồng thời với hàng chục khách sạn, nhà xe, nhà hàng và điểm dịch vụ. Vì vậy, kế toán công nợ phải trả cần được tổ chức song song với dữ liệu tour.
Khách sạn
Công nợ khách sạn nên được theo dõi theo:
Booking;
Đợt lưu trú;
Số phòng;
Giá trị dịch vụ;
Tiền đã đặt cọc;
Số còn phải trả.
Đối chiếu thường xuyên giúp hạn chế trường hợp khách sạn và doanh nghiệp ghi nhận khác nhau về số phòng hoặc thời gian sử dụng.
Nhà xe
Mỗi nhà xe có thể phục vụ nhiều tour trong tháng. Nếu chỉ theo dõi tổng công nợ cuối tháng sẽ rất khó phát hiện chương trình nào bị tính nhầm.
Do đó, mỗi khoản phải trả nên gắn với mã tour và ngày sử dụng phương tiện.
Nhà hàng
Công nợ nhà hàng thường phát sinh dựa trên số suất ăn thực tế.
Kế toán cần đối chiếu giữa:
Số lượng khách theo tour;
Xác nhận của điều hành;
Hóa đơn hoặc bảng kê nhà hàng;
Đơn giá thỏa thuận.
Điểm tham quan
Với các điểm tham quan hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ trải nghiệm, doanh nghiệp cần quản lý số vé, số khách và hình thức thanh toán.
Nếu mua theo hợp đồng hoặc đối soát định kỳ, kế toán nên mở công nợ riêng để tránh bỏ sót khoản phải trả cuối kỳ.
Kế toán dịch vụ đặt vé và đặt phòng
Ngoài tổ chức tour, nhiều doanh nghiệp du lịch tại Huế còn cung cấp dịch vụ đặt phòng, đặt vé hoặc làm trung gian giữa khách hàng với nhà cung cấp.
Đây là nhóm nghiệp vụ cần được hạch toán rõ để phân biệt giá trị dịch vụ mua vào với phần doanh thu thực doanh nghiệp được hưởng.
Giá mua dịch vụ
Giá mua là khoản doanh nghiệp phải thanh toán cho:
Hãng vận chuyển;
Khách sạn;
Đại lý vé;
Nhà cung cấp dịch vụ.
Kế toán nên lưu báo giá hoặc xác nhận booking để có căn cứ so sánh với giá bán.
Giá bán cho khách
Giá bán có thể bằng giá mua cộng phí dịch vụ hoặc được doanh nghiệp xác định theo chính sách riêng.
Kế toán cần đảm bảo giá bán trên hệ thống bán hàng, chứng từ thu tiền và dữ liệu kế toán thống nhất với nhau.
Phí dịch vụ
Đối với một số giao dịch, phần doanh nghiệp thực tế được hưởng chỉ là phí đặt vé, phí đặt phòng hoặc phí xử lý booking.
Việc tách riêng phí dịch vụ giúp doanh nghiệp xác định chính xác doanh thu thực tế của mảng trung gian.
Hoa hồng được hưởng
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp nhận hoa hồng từ khách sạn, đơn vị vận chuyển hoặc nhà cung cấp dịch vụ.
Kế toán cần theo dõi:
Đối tác trả hoa hồng;
Booking liên quan;
Tỷ lệ hoặc mức hoa hồng;
Số tiền được hưởng;
Thời điểm đối soát;
Tình trạng thanh toán.
Khi quản lý đầy đủ các yếu tố trên, doanh nghiệp có thể đánh giá riêng hiệu quả của hoạt động đặt vé, đặt phòng và so sánh với hoạt động tổ chức tour trực tiếp.
Quản lý hóa đơn đầu vào của công ty du lịch
Đối với doanh nghiệp du lịch, hóa đơn đầu vào thường phát sinh từ nhiều nhà cung cấp và trải rộng theo từng tour, từng đoàn khách. Nếu chỉ tập hợp hóa đơn theo tháng mà không gắn với mã tour, kế toán rất khó xác định chính xác giá vốn của từng hành trình và cũng khó kiểm tra khi quyết toán.
Doanh nghiệp nên phân loại hóa đơn đầu vào theo nhóm dịch vụ, đồng thời ghi nhận thêm mã tour, ngày khởi hành, nhà cung cấp và người phụ trách. Cách tổ chức này giúp kế toán vừa phục vụ kê khai thuế vừa có dữ liệu để phân tích hiệu quả kinh doanh.
Hóa đơn vận chuyển
Chi phí vận chuyển có thể phát sinh từ xe du lịch, xe hợp đồng, xe trung chuyển, dịch vụ đưa đón sân bay hoặc các phương tiện phục vụ riêng cho từng chặng.
Khi tiếp nhận hóa đơn vận chuyển, kế toán nên kiểm tra:
Tên và thông tin nhà cung cấp;
Nội dung dịch vụ;
Thời gian sử dụng xe;
Tuyến đường hoặc hành trình;
Giá trị thanh toán;
Mã tour hoặc đoàn khách liên quan;
Chứng từ thanh toán đi kèm.
Trường hợp một nhà xe phục vụ nhiều đoàn trong tháng, kế toán nên lập bảng đối chiếu riêng để tránh việc hóa đơn tổng hợp không xác định được chi phí thuộc tour nào.
Hóa đơn lưu trú
Chi phí lưu trú thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá vốn của tour nhiều ngày.
Kế toán cần đối chiếu hóa đơn khách sạn với:
Booking đã đặt;
Số phòng thực tế;
Số đêm lưu trú;
Số lượng khách;
Đơn giá theo thỏa thuận;
Khoản đặt cọc trước đó;
Khoản phát sinh thêm.
Nếu đoàn thay đổi số lượng phòng hoặc khách trong quá trình thực hiện, kế toán cần cập nhật ngay để hóa đơn và số liệu điều hành không bị chênh lệch.
Hóa đơn ăn uống
Hóa đơn ăn uống có thể phát sinh từ nhà hàng, đơn vị cung cấp suất ăn hoặc các điểm dừng trong hành trình.
Khi kiểm tra, kế toán nên đối chiếu số lượng khách thực tế với số suất ăn và đơn giá đã thống nhất.
Đặc biệt đối với tour đoàn, cần lưu ý các khoản như:
Đồ uống ngoài chương trình;
Suất ăn bổ sung;
Thực đơn nâng cấp;
Tiệc đoàn;
Chi phí phục vụ riêng.
Những khoản phát sinh này cần được xác định rõ thuộc giá tour ban đầu hay là phần khách phải thanh toán thêm.
Hóa đơn vé dịch vụ
Nhóm này có thể bao gồm vé tham quan, vé biểu diễn, vé trải nghiệm, vé tàu, vé cáp treo hoặc các dịch vụ khác trong chương trình.
Kế toán nên tập hợp theo từng điểm đến và từng tour, đồng thời kiểm tra số lượng vé với số khách thực tế.
Nếu vé do hướng dẫn viên hoặc điều hành mua bằng tiền tạm ứng, chứng từ cần được đưa vào hồ sơ hoàn ứng để tránh tình trạng đã chi tiền nhưng chưa ghi nhận vào giá vốn.
Quản lý hóa đơn đầu ra theo từng loại doanh thu
Doanh nghiệp du lịch có thể phát sinh nhiều nguồn doanh thu khác nhau. Vì vậy, hóa đơn đầu ra nên được phân loại theo bản chất giao dịch thay vì gom chung toàn bộ vào một nhóm doanh thu du lịch.
Việc phân loại rõ giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác doanh số từng mảng, đối chiếu với hợp đồng và dễ kiểm tra sự phù hợp giữa doanh thu, dòng tiền và hóa đơn.
Hóa đơn tour trọn gói
Tour trọn gói thường bao gồm nhiều dịch vụ như:
Vận chuyển;
Lưu trú;
Ăn uống;
Vé tham quan;
Hướng dẫn viên;
Dịch vụ điều hành.
Kế toán cần căn cứ hợp đồng, chương trình tour, giá bán và tình trạng thực hiện dịch vụ để quản lý hóa đơn.
Mỗi hóa đơn nên được gắn với mã tour tương ứng để sau này có thể đối chiếu với giá vốn và xác định lợi nhuận.
Hóa đơn dịch vụ riêng lẻ
Ngoài tour trọn gói, công ty có thể bán riêng:
Phòng khách sạn;
Vé xe;
Vé máy bay;
Xe đưa đón;
Vé tham quan;
Dịch vụ hướng dẫn.
Kế toán nên tách riêng doanh thu của nhóm dịch vụ này để tránh làm sai lệch kết quả kinh doanh của mảng tour.
Hóa đơn khách đoàn
Khách đoàn thường có hợp đồng riêng và có thể thanh toán theo nhiều đợt.
Kế toán cần đối chiếu giữa:
Giá trị hợp đồng;
Số lượng khách thực tế;
Phụ lục điều chỉnh;
Số tiền đã thu;
Số tiền còn phải thu;
Giá trị hóa đơn đã phát hành.
Nếu số lượng khách thay đổi trước hoặc trong tour, giá trị cuối cùng cần được cập nhật thống nhất giữa điều hành, kinh doanh và kế toán.
Hóa đơn phí dịch vụ
Một số hoạt động của doanh nghiệp chỉ tạo ra doanh thu từ phí trung gian hoặc phí xử lý.
Ví dụ:
Phí đặt phòng;
Phí đặt vé;
Phí tư vấn hành trình;
Phí hỗ trợ thủ tục;
Hoa hồng dịch vụ.
Kế toán cần phân biệt rõ doanh thu phí dịch vụ với khoản tiền doanh nghiệp thu hộ hoặc thanh toán hộ cho nhà cung cấp.
Tính giá vốn tour tại Huế theo từng hành trình
Giá vốn tour là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp xác định tour có thực sự tạo lợi nhuận hay không.
Đối với doanh nghiệp tổ chức nhiều hành trình tại Huế và khu vực miền Trung, kế toán nên tập hợp giá vốn theo từng mã tour, từng đoàn hoặc từng ngày khởi hành.
Chi phí cố định
Chi phí cố định của tour là những khoản ít thay đổi theo số lượng khách trong phạm vi nhất định.
Có thể bao gồm:
Thuê xe nguyên chuyến;
Chi phí hướng dẫn viên;
Phí điều hành;
Chi phí tổ chức đoàn;
Một số khoản thuê dịch vụ theo chương trình.
Ví dụ, cùng một xe phục vụ đoàn 20 khách hoặc 25 khách có thể có giá thuê không thay đổi. Khi số khách tăng, chi phí bình quân trên một khách sẽ giảm.
Chi phí theo đầu khách
Đây là nhóm chi phí thay đổi trực tiếp theo số lượng khách.
Thông thường gồm:
Suất ăn;
Vé tham quan;
Phòng nghỉ tính theo cơ cấu khách;
Bảo hiểm;
Quà tặng;
Nước uống;
Một số dịch vụ trải nghiệm.
Kế toán cần dựa trên số khách thực tế để tính lại giá vốn cuối cùng thay vì chỉ sử dụng số lượng khách dự kiến ban đầu.
Chi phí phát sinh
Trong quá trình thực hiện hành trình có thể xuất hiện nhiều khoản ngoài dự toán như:
Thêm điểm tham quan;
Thêm giờ xe;
Thêm phòng;
Thay đổi nhà hàng;
Hỗ trợ khách phát sinh;
Chi phí xử lý sự cố.
Các khoản này cần có xác nhận và được đưa vào đúng tour để tránh làm tăng chi phí chung nhưng không xác định được nguyên nhân.
Khoản giảm giá nhà cung cấp
Nhà cung cấp có thể giảm giá, chiết khấu hoặc hoàn lại một phần tiền sau khi doanh nghiệp đạt số lượng booking nhất định.
Kế toán cần theo dõi riêng các khoản này để điều chỉnh đúng giá vốn thực tế.
Nếu không cập nhật khoản giảm giá, báo cáo có thể cho thấy giá vốn cao hơn thực tế và làm biên lợi nhuận của tour bị đánh giá thấp.
Phân tích lợi nhuận từng tour và từng thị trường
Doanh thu cao chưa chắc đồng nghĩa với hiệu quả cao. Một tour có lượng khách lớn nhưng chi phí vận chuyển, phòng hoặc hoa hồng cao có thể tạo lợi nhuận thấp hơn tour có quy mô nhỏ.
Doanh nghiệp nên lập báo cáo lời lỗ cho từng tour và từng nhóm thị trường.
Doanh thu tour
Doanh thu cần được xác định theo từng:
Mã tour;
Ngày khởi hành;
Đoàn khách;
Thị trường khách;
Kênh bán hàng.
Việc phân loại này giúp doanh nghiệp biết nguồn doanh thu nào đang đóng góp nhiều nhất.
Giá vốn trực tiếp
Giá vốn trực tiếp bao gồm các chi phí có thể xác định ngay cho từng tour như:
Xe;
Phòng;
Ăn uống;
Vé;
Hướng dẫn viên;
Dịch vụ thuê ngoài.
Sau khi tập hợp đầy đủ, doanh nghiệp có thể xác định lãi gộp của mỗi hành trình.
Chi phí bán hàng
Ngoài giá vốn trực tiếp, doanh nghiệp có thể phải chịu thêm:
Hoa hồng đại lý;
Chi phí quảng cáo;
Chi phí nền tảng đặt tour;
Chiết khấu bán hàng;
Chi phí nhân viên kinh doanh.
Nếu không tính nhóm chi phí này, doanh nghiệp có thể đánh giá lợi nhuận của một kênh bán cao hơn thực tế.
Biên lợi nhuận
Biên lợi nhuận giúp doanh nghiệp so sánh hiệu quả giữa các tour có quy mô doanh thu khác nhau.
Có thể theo dõi theo công thức quản trị đơn giản:
Biên lợi nhuận gộp = Lợi nhuận gộp / Doanh thu.
Từ đó, doanh nghiệp có thể nhận biết:
Tour bán nhiều nhưng lợi nhuận thấp;
Tour có biên lợi nhuận tốt;
Thị trường khách có chi phí cao;
Kênh bán cần điều chỉnh giá hoặc hoa hồng.
Kế toán du lịch mùa cao điểm ở Huế
Mùa cao điểm du lịch thường làm số lượng booking, đoàn khách và giao dịch thanh toán tăng nhanh trong thời gian ngắn.
Nếu quy trình kế toán không được chuẩn hóa trước, doanh nghiệp dễ xảy ra tình trạng chứng từ tồn đọng, tạm ứng kéo dài và công nợ khó đối chiếu.
Tăng số đoàn
Khi số đoàn tăng, số lượng mã tour và giao dịch cũng tăng tương ứng.
Kế toán nên thống nhất với bộ phận điều hành cách đặt mã tour để mỗi đoàn có một mã nhận diện riêng.
Mã này nên được sử dụng xuyên suốt trên:
Dự toán;
Phiếu tạm ứng;
Bảng chi phí;
Công nợ;
Hồ sơ nhà cung cấp;
Báo cáo lợi nhuận.
Tăng tạm ứng
Mùa cao điểm thường cần ứng trước nhiều tiền cho:
Nhà xe;
Khách sạn;
Hướng dẫn viên;
Điều hành;
Vé tham quan.
Kế toán cần lập bảng theo dõi tạm ứng theo từng người và từng tour để hạn chế tình trạng ứng mới khi khoản cũ chưa được hoàn tất.
Biến động giá dịch vụ
Giá phòng, xe hoặc một số dịch vụ có thể thay đổi mạnh trong mùa cao điểm.
Doanh nghiệp nên cập nhật giá thực tế trước khi chốt giá bán tour.
Kế toán cũng cần so sánh:
Giá dự toán – Giá thực tế – Giá bán
để nhận biết tour nào bị giảm biên lợi nhuận do chi phí đầu vào tăng.
Công nợ ngắn hạn tăng
Số lượng tour tăng thường kéo theo cả phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp tăng nhanh.
Kế toán nên lập báo cáo công nợ ngắn hạn hàng tuần hoặc theo chu kỳ phù hợp để doanh nghiệp biết:
Khách nào sắp đến hạn thanh toán;
Đối tác nào cần trả tiền;
Khoản đặt cọc nào phải bổ sung;
Dòng tiền nào cần chuẩn bị.
Rà soát kế toán công ty du lịch trước quyết toán
Trước thời điểm quyết toán, doanh nghiệp du lịch nên rà soát toàn bộ dữ liệu theo từng tour thay vì chỉ kiểm tra số dư tổng hợp trên sổ kế toán.
Mục tiêu là đảm bảo doanh thu, giá vốn, tạm ứng, công nợ và chứng từ có thể liên kết với nhau.
Đối chiếu tour đã hoàn thành
Kế toán nên lập danh sách toàn bộ tour đã kết thúc trong kỳ và kiểm tra:
Doanh thu đã ghi nhận;
Hóa đơn đầu ra;
Chi phí đã tập hợp;
Giá vốn;
Công nợ còn tồn;
Khoản tiền khách còn phải thanh toán.
Tour đã hoàn thành nhưng còn thiếu chi phí hoặc chưa xử lý doanh thu cần được rà soát trước khi khóa sổ.
Kiểm tra tạm ứng
Các khoản tạm ứng lâu ngày cần được phân loại theo:
Người nhận ứng;
Ngày ứng;
Tour liên quan;
Số đã quyết toán;
Số còn tồn;
Nguyên nhân chưa hoàn ứng.
Đặc biệt cần kiểm tra các khoản tạm ứng của tour đã kết thúc từ lâu nhưng vẫn còn số dư.
Đối chiếu nhà cung cấp
Kế toán cần đối chiếu số phải trả với các nhà cung cấp quan trọng như:
Khách sạn;
Nhà xe;
Nhà hàng;
Đại lý vé;
Đơn vị cung cấp dịch vụ tham quan.
Việc đối chiếu giúp phát hiện hóa đơn còn thiếu, khoản thanh toán chưa ghi nhận hoặc số liệu giữa hai bên không thống nhất.
Hoàn thiện hóa đơn chứng từ
Trước quyết toán, doanh nghiệp nên lập danh sách chứng từ thiếu và xử lý theo mức độ ưu tiên.
Có thể chia thành:
Thiếu hóa đơn;
Thiếu hợp đồng;
Thiếu chứng từ thanh toán;
Thiếu bảng đối chiếu;
Thiếu hồ sơ tạm ứng;
Thiếu tài liệu chứng minh giao dịch.
Hồ sơ càng được liên kết rõ với từng tour thì quá trình kiểm tra sau này càng thuận lợi.
Dịch vụ kế toán du lịch tại Huế giúp theo dõi lời lỗ từng hành trình
Đối với doanh nghiệp du lịch, mục tiêu của kế toán không nên chỉ dừng ở việc kê khai thuế. Hệ thống kế toán cần giúp chủ doanh nghiệp biết chính xác hành trình nào có lãi, tour nào đang đội chi phí và khách hàng nào còn công nợ.
Dịch vụ kế toán du lịch tại Huế của Gia Minh có thể hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức dữ liệu theo đặc thù hoạt động lữ hành, từ doanh thu, chi phí, công nợ đến tạm ứng và hồ sơ thuế.
Quản lý chi phí tour
Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp phân loại chi phí theo:
Mã tour;
Đoàn khách;
Nhà cung cấp;
Nhóm dịch vụ;
Thời gian thực hiện.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xác định giá vốn và lợi nhuận của từng hành trình thay vì chỉ biết kết quả kinh doanh tổng thể cuối kỳ.
Theo dõi công nợ
Công nợ được theo dõi riêng giữa:
Khách hàng;
Đại lý gửi khách;
Doanh nghiệp đặt tour;
Nhà xe;
Khách sạn;
Nhà hàng;
Các nhà cung cấp khác.
Việc đối chiếu định kỳ giúp doanh nghiệp hạn chế nợ quá hạn và chủ động dòng tiền.
Kiểm soát tạm ứng
Gia Minh có thể hỗ trợ xây dựng bảng theo dõi tạm ứng theo từng tour và từng nhân sự nhận tiền.
Qua đó, doanh nghiệp dễ nhận biết:
Khoản nào chưa hoàn ứng;
Tour nào còn thiếu chứng từ;
Khoản nào phải thu hồi;
Khoản nào cần thanh toán bổ sung.
Chuẩn hóa dữ liệu thuế
Dữ liệu kế toán được sắp xếp thống nhất giữa:
Hợp đồng;
Booking;
Hóa đơn;
Chứng từ thanh toán;
Công nợ;
Tạm ứng;
Doanh thu;
Giá vốn.
Khi dữ liệu được chuẩn hóa từ đầu, doanh nghiệp du lịch tại Huế không chỉ thuận lợi hơn trong kê khai và quyết toán thuế mà còn có được hệ thống báo cáo quản trị hữu ích để kiểm soát lời lỗ từng tour, từng đoàn khách và từng thị trường.
Dịch vụ kế toán du lịch tại Huế sẽ hiệu quả khi chứng từ và dữ liệu từng tour được cập nhật đầy đủ. Một hệ thống phân loại rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát công nợ và lợi nhuận tốt hơn.
